Entre los cambios y mejoras más relevantes en esta actualización, tenemos lo siguiente:
Módulo de Cotizaciones y Propuestas
El renovado módulo de Cotizaciones y Propuestas permite crear propuestas con base en los ítems de su inventario y mantener en un lugar centralizado todas aquellas cotizaciones de una manera organizada, segura y estandarizada.
En esta actualización al módulo se incorporaron importantes elementos de integración con el resto del software xAAx® así como también la posibilidad de que sus propuestas sean enviadas en un formato PDF previamente creado en su editor favorito el cual puede contener todos los elementos gráficos y textos que sean requeridos para dar a sus cotizaciones y propuestas el impacto deseado.
Para crear una nueva cotización se debe dirigir al módulo presionando el botón COTIZACIONES Y PROPUESTAS -> ADMINISTRACION DE COTIZACIONES.
En esta sección y al igual que en resto del software usted encontrará los botones y acciones clásicas para administrar sus propuestas.
Al presionar el botón NUEVO usted deberá ingresar información sobre el cliente a quien enviará la propuesta y el contacto. Después al igual que en el ingreso de comprobantes de venta se debe seleccionar los ítems correspondientes y establecer el precio correcto de los mismos.
Al presionar el botón CERRAR para finalizar la edición de la propuesta es cuando se pueden ejecutar la nuevas opciones.
Los usuarios podrán crear las propuestas en un editor como MS WORD con todas la imagines y el diseño deseado. Para que el xAAx® puede encontrar y reemplazar los datos clave dentro del archivo PDF se deben tener en cuenta las siguientes palabras clave:
- @FECHA
- @CLIENTE
- @CONTACTO
- @PAQUETE
De la siguiente manera:
Y en la sección final del documento:
Se debe establecer la palabra clave @PAQUETE al final del documento porque es ahí donde el xAAx® reemplazará esta palabra clave con los datos correspondientes a los ítems establecidos en su cotización. Dado que los ítems pueden ser variables en su número es necesario que se encuentren al final del documento para que el xAAx® pueda ir añadiendo nuevas hojas al documento PDF final conforme se vaya necesitando.
Si usted está usando MS WORD debe guardar su documento como PDF, o si usted usa cualquier otro editor debe exportar el documento de propuesta creado al formato PDF y luego configurar este archivo como la plantilla de sus cotizaciones en la nueva sección de PREFERENCIAS DE EMPRESA.
Como se mencionó anteriormente una vez CERRADA la cotización usted podrá imprimirla con base en la plantilla PDF para obtener un documento final como el siguiente, el cual usted podrá enviar a su posible cliente:
Otra de las nuevas opciones del Módulo de Cotizaciones y Propuestas, es que dentro de los COMPROBANTES DE VENTA y los EGRESOS DE BODEGA se puede presionar el nuevo botón COTINZACION y vincular una FACTURA o un EGRESO DE BODEGA a una cotización, de este manera la factura o egreso se rellenarán de forma automática con todos los ítems de la cotización eliminando la posibilidad de errores de re-digitación o de variaciones en los precios y cantidades acordados en la cotización.
Una vez que una cotización ha sido vinculada a una FACTURA o EGRESO DE BODEGA cambiará al estado APROBADA.
Preferencias de Empresa
Se ha incorporado una nueva opción en el menú PREFERENCIAS -> PREFERENCIAS DE EMPRESA. En esta sección asequible solo para usuarios con perfiles de administración, se podrá modificar información relevante para la empresa como:
- NOMBRE COMERCIAL: Esta información se presenta en los archivos XML para el SRI como anexos y comprobantes electrónicos.
- REPRESENTANTE LEGAL: Esta información es desplegada en los balances.
- CONTADOR: Esta información es desplegada en los balances.
- EMAIL PARA ENVIO DE COMPROBANTES ELECTRONICOS: Este es la dirección de correo la cual el xAAx® usará para el envío de correos electrónicos con los comprobantes.
- PAGINA WEB: Este LINK a la página web de la empresa será usado en los archivos PDF de los comprobantes electrónicos cuando el CLIENTE hace “click” en el logotipo de la empresa.
- COLOR EMPRESARIAL: Este color empresarial es usado tanto para mostrar ciertos colores dentro del xAAx® como para ser usado como color diferenciador en la generación de PDF de los comprobantes electrónicos.
- CODIGO DINARDAP: Este dato sirve durante la generación del archivo de texto TXT con el reporte de ventas crediticias solicitado por la DINARDAP.
- PLANTILLA DE COTIZACIONES: Esta es la platilla en formato PDF con la cual se basará el xAAx® crear sus propuestas y cotizaciones.
- INFORMACIÓN ADICIONAL: Esta es información adicional de la empresa como por ejemplo teléfonos o códigos postales la misma que es mostrada en los archivos PDF generados por el sistema para los comprobantes electrónicos.
El campo de COLOR EMPRESARIAL puede ser muy útil para aquellos usuarios que trabajan con más de una empresa “al mismo tiempo” y así poder distinguir fácilmente en que empresa está trabajando.
Dado que el color empresarial es usado en la generación de comprobantes como facturas electrónicas se debe escoger un color que vaya de acuerdo con la imagen corporativa de la empresa.
Ejemplo de uso del color empresarial:
Arreglo de errores menores
- Corrección de “doble ingreso” que sucedía al presionar varias veces el botón GUARDAR o la tecla ENTER mientras el sistema está procesando. Este error de doble ingreso solo pasaba con el navegador GOOGLE CHROME.
- Se corrigió el mensaje de error “NEXT NO ES UN NUMERO” que salía cuando se hacía click en el campo de texto de numeración de los comprobantes.
- Se corrigió un error en los campos de fechas máximas de vencimiento y fecha de formas de pago el cual no permitía escoger fechas mayores al año actual.
- Corrección de un error en los reportes de cartera el cual permitía que salgan facturas ya cobradas con valor de falta de pago de USD 0.00 cuando se escogía la opción SIN IMPUESTOS.
- Corrección de un error en el ingreso del Anexo de Gastos Personales.
- Se programó el llenado automático del campo VALOR DEL EGRESO con base en el valor total del documento por pagar, con el fin de agilitar el ingreso de información.
- Se aumentó el tamaño permitido de caracteres durante el ingreso de DETALLE DE INGRESOS, DETALLE DE EGRESOS, REGISTRO DE ASIENTOS, REFERENCIA EN DETALLE DE FACTURACIÓN.
- Se corrigió la validación de fechas durante el registro gastos por reembolso en los documentos por pagar en el módulo de CUENTAS POR PAGAR.
Agradecemos su ayuda y apoyo encontrado errores y/o sugerencias para el mejoramiento continuo del xAAx®.
