Apreda facilmente como usar la herramienta GRATUITA xAAx® Gastos Personales mediante este video tutorial informativo.
Transcripción del Video
Estimados Usuarios
En este video tutorial vamos a revisar cómo utilizar el módulo GRATUITO de gastos personales de nuestro software administrativo financiero contable en la nube xAAx®.
Nos encontramos en el menú principal del software donde podemos revisar algunas de las opciones, la primera opción es donde podremos administrar y generar el anexo de gastos personales, la segunda opción nos permite modificar algunas preferencias básicas del usuario.
En la sección de favoritos podemos seleccionar aquellos vínculos del sistema que más usemos, para que los mismos se presenten en la pantalla del menú principal y sean accesibles más fácilmente, para esto tan solo se debe escoger las opciones que nos sean mas comunes para luego presionar el botón procesar, y guardar nuestra selección.
La segunda pestaña dentro de este sub-menú nos ayudará a modificar nuestra contraseña, solo basta con indicar tanto la contraseña actual como la nueva y luego presionar el botón procesar.
De nuevo en el menú principal podemos ver como los elementos seleccionados como favoritos se han incorporado a la pantalla principal para un acceso más rápido.
Procedemos al módulo de gastos personales.
Dentro de este módulo del xAAx® tenemos varias opciones, creación y administración del anexo de gastos personales, administración de los contribuyentes y sus dependientes, información acerca de los, ejercicios fiscales como tablas de impuesto a la renta y los máximos para cada rubro de gasto personal, finalmente tenemos una sección de reportes.
... detallaremos cada una de estas más adelante …
En la sección de contribuyentes es donde registramos los datos acerca de la persona que presentara su anexo en los servicios en línea del SRI, en esta y en todas las secciones del software xAAx®, siempre veremos inicialmente un listado, el cual de manera particular este esta vacío. En la barra de menú, podemos ver algunas opciones generales como regresar al menú anterior, regresar al menú principal del módulo, o regresar al menú principal del sistema.
Para este ejemplo debemos registrar un nuevo contribuyente, para ello presionamos el botón NUEVO… al crear un nuevo contribuyente, se debe especificar información requerida por el anexo del SRI, como código o cédula, nombres completos, calle principal, número, calle secundaria, provincia, cantón Y un teléfono, al finalizar el ingreso presionamos el botón guardar.
De regreso en el listado de contribuyentes podemos visualizar el registro recientemente ingresado, cada registro tiene su propio set de acciones como la opción de visualizar el registro pero sin la posibilidad de edición, el botón de editar registro, ... para corregir algún dato … solo se debe modificar la información y no olvidar presionar el botón guardar, el clásico icono X nos permite eliminar un registro, y finalmente tenemos el botón de información adicional, que para el caso de los contribuyentes esta información adicional se refiere a los dependientes.
Si presionamos el botón nuevo podemos añadir los dependientes que sean necesarios, los datos requeridos para el dependiente son, el código , el cual puede ser de tipo cedula, pasaporte o no registrado, nombres completos y el tipo de dependiente, que puede ser cónyuge, hijo o discapacitado. Los dependientes no son obligatorios para el anexo y solo deben ser incluidos si usted va registrar facturas emitidas a nombre de su cónyuge o hijos.
Cabe señalar que usted puede ingresar varios contribuyentes diferentes como familiares, amigos clientes o jefes y realizar un anexo específico para cada uno de ellos.
Una vez registrada esta información preliminar podemos dirigirnos a la sección denominada anexo de gastos personales. Al ingresar, y presionar el botón correspondiente podemos crear un nuevo comprobante de anexo personal.
Primero debemos seleccionar el ejercicio fiscal, esto tiene relación con los montos permitidos y la tabla del impuesto a la renta que corresponde, aquí podemos revisar que con la selección de un ejercicio fiscal diferente, los montos máximos también son cambiados, estos valores actúan como verificadores de que no se ingrese información errónea.
Luego se debe establecer un contribuyente presionando en el botón lupa y luego seleccionando con el visto verde de entre el listado de contribuyentes registrados, luego ingrese en el detalle un comentario personal acerca de este comprobante, su ingreso anual bruto (esta información es requerida para el cálculo de máximos deducibles y para el cálculo del impuesto a la renta), también se ingresa el ruc y el nombre de la empresa en donde usted preste servicios bajo relación de dependencia (este último dato solo es para la impresión del formulario GP de proyección).
Así mismo se ingresa los valores PROYECTADOS de gastos deducibles, en cada categoría y al finalizar presione guardar.
Ahora usted visualizará la pantalla de administración del comprobante de anexo, es aquí donde se ingresarán todas las facturas del año fiscal que formaran parte de su declaración. En la parte superior de esta pantalla tenemos información relevante acerca del documento del anexo como, el número del anexo (un número autoincremental automático), el estado y otros datos previamente ingresados.
También puede usted observar el cálculo del valor a cancelarse por impuesto a la renta con los datos actuales, este valor es recalculado cada que usted ingrese nueva información de facturas deducibles. Más abajo usted puede visualizar los valores deducibles por categoría, tanto los reales y como los proyectados.
Cuando su documento de anexo, está en estado abierto incluso desde su creación usted ya puede hacer uso del botón PROYECCION, este botón le permitirá imprimir el formulario GP de proyección del anexo, este documento imprimible contiene todos los datos referentes a la proyección de gastos ingresados y se encuentra en formato PDF por lo usted puede imprimirlo directamente o incluso guardarlo. Al hacer clic en la X en la parte superior derecha de esta mini ventana, usted regresará a la pantalla anterior.
Pues bien, para realizar el ingreso de facturas usted deberá digitar el RUC de la empresa o hacer clic en el botón lupa para seleccionarlo de la lista de proveedores. Luego usted debe especificar los valores correspondientes en cada categoría de VIVIENDA, EDUCACION, SALUD, VESTIMENTA o ALIMENTACION. Luego presione el pequeño botón guardar ubicado a la derecha del registro (representado por un diskette), de esta manera usted deberá ingresar cada factura de su anexo.
El listado de proveedores será alimentado por la comunidad de usuarios del XAAX® por lo que estará en constante crecimiento, así pues usted puede buscar mediante ruc o nombre, los diferentes proveedores que necesite, si un proveedor especifico no es encontrado, haciendo clic en el botón nuevo e ingresando el ruc y el nombre del proveedor usted puede crear nuevos proveedores y ayudar a otros usuarios. Una vez creado el nuevo proveedor solo debe seleccionarlo con el visto verde.
Para buscar un proveedor solo debe digitar una palabra, silaba o número relevante y seleccionar de entre los resultados, también es interesante, siempre y cuando se refiera a la misma factura la posibilidad de ingresar un valor en más de una categoría al mismo tiempo, por ejemplo una factura de un hipermercado puede tener valores deducibles de alimentación, salud, vestimenta y educación todo en el mismo comprobante.
Ahora realicemos un ingreso equivocado, si como en este caso el registro realizado esta incorrecto, solo debemos presionar el botón X ubicado a la derecha del registro para eliminarlo.
Finalmente luego haber ingresado todos las facturas deducibles de impuestos, presionamos el botón cerrar, este botón permite imprimir de igual forma en formato PDF ya no la proyección si no el formulario final con los valores exactos sumarisados, luego presionamos el botón de la X para cerrar la mini ventana y retornar al listado de documentos de anexo.
En la pantalla de listado de anexos podemos observar iconos de acción que resultan familiares como la lupa que sirve para visualizar el registro sin realizar modificaciones, luego tenemos el botón rojo con el signo de admiración, que nos sirve para ANULAR el registro, para esto se debe confirmar su deseo de anular el registro en la pantalla siguiente, el icono de acción candado sirve para reabrir su documento de anexo, esto implica que aun si el anexo ya se encuentra en estado cerrado, se puede revertir este estado para poder seguir ingresando detalles o para borrar algún registro, luego presionamos nuevamente el botón cerrar.
Si nos dirigimos a la pantalla de visualización podemos revisar alguna opciones adicionales como por ejemplo el botón HISTORIAL, que nos ayuda a revisar el historial de acciones del documento y el usuario responsable de las mismas, con el botón REPORTE se puede imprimir en varios formatos su anexo, las opciones son SOLO LECTURA, esto le mostrará todos los datos del anexo en un formato imprimible pero con colores.
La opción Excel exporta este reporte a una hoja de cálculo y la opción versión imprimible levanta una ventana similar a la anterior pero sin colores, con el fin de que sea más amigable con la impresora. Ninguna de estas opciones imprime directamente la información, tan solo levanta una ventana nueva del navegador en donde usted decide si desea imprimir haciendo clic en el botón de impresora ubicado en la parte superior derecha del reporte.
Finalmente la opción documento pre-impreso, le permite imprimir o reimprimir el formulario GP en formato PDF para la presentación física del documento a su empleador.
De regreso en el menú del módulo, nos dirigimos a la sección ejercicio fiscal en donde en forma de visualización únicamente usted puede revisar las tablas de montos máximos de deducibles por categoría, así como también la tabla de fracciones básicas, límites y porcentajes de impuesto de la tabla del impuesto a la renta.
Finalmente en la sección de reportes usted tiene dos opciones básicas, en ambos casos antes de imprimir el reporte usted debe primero escoger el documento de anexo que corresponda antes de poder imprimir el reporte, en la primera opción y luego de seleccionar el anexo y presionar el botón imprimir se levanta una ventana con los datos de todas las facturas por gastos ingresadas, incluso usted podrá ver un resumen grafico de los proveedores principales y las categorías deducibles que más impactan en su economía.
La última opción que revisaremos será referente a la obtención del archivo XML que el SRI solicita para la presentación del anexo de gastos personales, solo se presiona el botón imprimir y el navegador le indicará que un archivo con formato XML será obtenido.
El archivo se puede abrir y revisar en un navegador o en otro software de manipulación XML o incluso puede ser visto con el NOTEPAD, de cualquier forma no es necesario realizar ninguna acción, tan solo subir directamente el archivo XML al sistema en línea del SRI.
Eso es todo en este tutorial acerca de cómo trabajar en el módulo gratuito de gastos personales, mediante el uso de este módulo usted podrá verificar lo fácil de aprender y usar que es nuestro software así como lo amigable con el usuario que es el XAAX®.
Saludos a todos y muchas gracias.
