INSTRUCTIVO: Importación de Documentos por Pagar mediante el archivo XML del proveedor
En la sección de CUENTAS POR PAGAR -> PROVISIONES -> DOCUMENTO POR PAGAR -> NUEVO se ha añadido el botón XML.
Con este botón se abre una nueva ventana en donde se debe ubicar y especificar el archivo XML del proveedor que puede ser correspondiente a una FACTURA o a una NOTA DE CRÉDITO del proveedor y se presiona importar.
El xAAx® leerá el archivo XML y verificará que el mismo corresponda a un comprobante válido y que contenga las especificaciones adecuadas.
Luego creará la cabecera del documento por pagar directamente. Cabe señalar que hay información que no se encuentra en el XML y el sistema selecciona la información más probable obtenida de comprobantes anteriores. Por lo que en todos los casos y en especial con proveedores nuevos se debe realizar un revisión consciente del documento por pagar y verificar que todo se encuentre correcto.
Si el proveedor es nuevo también lo creará con los datos del comprobante, los datos que no se encuentren en el comprobante se quedaran con la información por defecto.
En los casos en que el proveedor sea recurrente, el xAAx® revisará la información del comprobante anterior para replicar la misma información y así revisará y usará la familia de gasto usada en último comprobante. En los casos de que se trate de un proveedor nuevo, solo se creará la cabecera del documento por pagar y el usuario deberá crear y/o asignar la familia de gasto conveniente.
En los casos en que se tenga la información suficiente el xAAx® ingresará directamente los valores de la factura en la familia de gasto obtenida.
El usuario tendrá que asignar el número de retención si fuere necesario y revisar que las opciones por defecto escogidas sean correctas.
Adicionalmente en los casos que el archivo XML del comprobante haya sido asignado correctamente, también se podrá observar el nuevo botón XML PROVEEDOR. Este botón le permite revisar todos los datos del comprobante para la revisión y verificación del usuario. Esto es una representación gráfica de toda la información contenida en el comprobante, ya sea una factura o una nota de crédito.
Finalmente se ha añadido la representación gráfica del comprobante a la impresión del documento por pagar. De esta manera se puede tener el comprobante vinculado de forma sistémica con el documento por pagar. Adicionalmente y en conjunto con la opción de impresión en formato PDF se puede realizar un archivo digital de los documentos por pagar y evitar la impresión las comprobantes del proveedor.
Agradecemos su ayuda y apoyo encontrado errores y/o compartiendo sugerencias para el mejoramiento continuo del xAAx® el cual continuaremos desarrollando para simplificar lo más que s epueda el registro de los comprobantes emitidos a la empresa.
